En respuesta a la declaración de emergencia nacional por el coronavirus (COVID-19), el Departamento de Seguridad Nacional de los Estados Unidos (DHS) anunció modificaciones temporales al formulario I-9, al proceso de verificación de elegibilidad para el empleo y a las medidas de aplicación. Los cambios van desde la verificación remota hasta las prórrogas indefinidas de las respuestas de E-Verify.

COVID-19 Formulario I-9, Verificación de elegibilidad para el empleo Distanciamiento social

Miles de empleadores en Pensilvania, Nueva York y Nueva Jersey han pasado temporalmente de las operaciones físicas en el lugar de trabajo al trabajo a distancia. Para ayudar a estos empleadores a cumplir con los requisitos del formulario I-9, Verificación de elegibilidad para el empleo, para los nuevos contratados, el DHS ha suspendido temporalmente el requisito de que los empleadores revisen físicamente los documentos de identificación y autorización de empleo de los empleados al completar el formulario I-9.

Los empleadores que hayan trasladado sus lugares de trabajo físicos habituales a operaciones remotas pueden «inspeccionar los documentos de la sección 2 del formulario I-9 de forma remota y obtener, inspeccionar y conservar copias de los documentos, en un plazo de tres días hábiles, con el fin de completar la sección 2 del formulario I-9, cuando se reanuden las operaciones normales». Entre los ejemplos de verificación remota se incluyen la revisión de documentos proporcionados «por videoconferencia, fax o correo electrónico, etc.». Este cambio estará en vigor hasta el 20 de mayo de 2020 o hasta tres días hábiles después de la finalización de la Declaración de Emergencia Nacional, lo que ocurra primero.

Si un empleador decide implementar una política de revisión remota de documentos del Formulario I-9, el empleador debe:

1. Proporcionar documentación escrita sobre su política de incorporación remota y teletrabajo para cada empleado y conservar pruebas del cumplimiento de este requisito.
2. Informar a los empleados que hayan optado por la incorporación remota y el teletrabajo del requisito de que el empleado regrese, en persona, con los documentos originales proporcionados durante el proceso de revisión de documentos a distancia, a más tardar tres días después de que se reanuden las operaciones normales.
3. Al completar el formulario I-9, sección 2, en el momento en que el empleador reanude sus operaciones normales y realice una revisión física de los documentos originales que el empleado proporcionó durante la verificación remota, el empleador debe introducir la frase «COVID-19» en el campo «Información adicional», junto con la anotación «documentos examinados físicamente el», seguida de la fecha del examen físico real.
4. Si alguno de los documentos que el empleado presentó originalmente durante la verificación remota ha caducado en el momento de realizar la revisión física, el empleador deberá volver a verificar los datos del empleado rellenando la sección 3 del formulario I-9.

El DHS señaló claramente que estas modificaciones temporales del formulario I-9 para la revisión remota de documentos solo son aplicables «a los empleadores y lugares de trabajo que operan de forma remota. Si hay empleados físicamente presentes en un lugar de trabajo, noseestán aplicando excepciones en este momento para la verificación presencial de la identidad y la documentación de elegibilidad para el empleo para el formulario I-9...».

Si un empleador debe realizar una verificación del Formulario I-9 para un nuevo empleado o una nueva verificación de un empleado existente, cualquiera de los cuales esté sujeto a un protocolo de cuarentena o confinamiento por COVID-19, el DHS evaluará cada verificación de empleo caso por caso, en caso de que posteriormente se produzca una auditoría del DHS. Se recuerda a los empleadores que deben hacer todo lo posible por realizar la verificación, incluida la designación de un representante autorizado, como un familiar del empleado o un profesional médico, para completar la sección 2 del formulario I-9.

COVID-19 DHS Aplicación de la ley de inmigración laboral

El DHS no anunció ningún cambio en las medidas de control de la inmigración contra los empleadores. Se mantiene el endurecimiento de las medidas contra los empleadores, mediante el aumento continuo de la emisión de Notificaciones de Inspección (NOI) a los empleadores que solicitan la revisión del Formulario I-9 y los documentos de identificación y autorización de elegibilidad para el empleo. No obstante, a los empleadores «a los que el DHS haya enviado NOI durante el mes de marzo de 2020 y que aún no hayan respondido se les concederá una prórroga automática de 60 días» a partir de la fecha de respuesta originalmente requerida.

Se recuerda a los empleadores que las medidas de cumplimiento continúan y que el cumplimiento total de los requisitos del Formulario I-9 es de suma importancia para evitar sanciones civiles y penales. Si un empleador se encuentra en una circunstancia excepcional que impide la verificación, es importante documentar el problema de manera exhaustiva, al tiempo que se lleva a cabo una verificación precisa tan pronto como sea razonablemente posible, pero a más tardar al final de las modificaciones del proceso del Formulario I-9 anunciadas por el DHS como resultado de la Declaración de Emergencia Nacional por COVID-19.

Ampliación de los plazos de la resolución sobre E-Verify

El DHS ha ampliado el plazo para que los empleados resuelvan las no confirmaciones provisionales (TNC) de E-Verify cuando el empleado no pueda resolver la TNC debido al cierre de la Administración del Seguro Social (SSA) u otra oficina gubernamental o privada al público en general.

Una TNC es una de las varias respuestas que el sistema E-Verify proporciona a los empleadores inscritos en la tecnología de cumplimiento de inmigración para empleadores desarrollada por el DHS. A través de E-Verify, los empleadores:

crear casos basados en la información obtenida del Formulario I-9, Verificación de elegibilidad para el empleo, de un empleado. A continuación, E-Verify compara electrónicamente esa información con los registros disponibles en el DHS y la SSA. El empleador suele recibir una respuesta en pocos segundos, ya sea confirmando la elegibilidad para el empleo del empleado o indicando que este debe tomar medidas adicionales para completar el caso.

Una TNC es la respuesta de E-Verify que requiere que un empleado tome medidas adicionales. El plazo habitual para que un empleador resuelva el asunto mediante medidas adicionales es de tres días. Este plazo de tres días para que los empleados respondan a las TNC se amplía automáticamente hasta que la SSA vuelva a abrir al público en general.

Según el DHS, los empleadores deben crear un nuevo caso E-Verify para los empleados en un plazo de tres días desde su contratación. Si el sistema E-Verify devuelve un TNC, se requiere notificar a los empleados sobre los resultados del TNC «lo antes posible». A continuación, después de que el empleado

se le notifica su TNC y decide si tomar medidas para resolverlo, el empleado debe confirmar la decisión en la Notificación de medidas adicionales, y el empleador debe notificar a E-Verify la decisión de su empleado. Los empleados que decidan tomar medidas para resolver un TNC son remitidos a la SSA y/o al DHS.

Además, los empleadores«no pueden tomar ninguna medida adversa contra un empleado porque el caso de E-Verify se encuentre en estado provisional, incluso mientras el caso del empleado se encuentre en estado provisional prolongado». Por el contrario , si la respuesta a una TNC se retrasa debido a la Declaración de Emergencia Nacional por COVID-19, los empleadores deben seleccionar «Otro» en la lista desplegable de respuestas a las TNC e introducir «COVID-19» como motivo del retraso.

Al igual que todo lo relacionado con la COVID-19, los procedimientos de verificación de la elegibilidad para el empleo están cambiando rápidamente. Siga consultando Norris McLaughlin Coronavirus Thought Leadership Connection para obtener información actualizada.

Para obtener más información sobre cómo le afecta la COVID-19 o si tiene alguna otra duda sobre inmigración, no dude en ponerse en contacto conmigo en rglahoud@norris-law.com o en el (484) 544-0022.