El Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS) ha vuelto a modificar el formulario I-9, Verificación de elegibilidad para el empleo. El 31 de enero de 2020, el USCIS publicó la tan esperada versión revisada del formulario I-9, Verificación de elegibilidad para el empleo (formulario I-9), con fecha de edición «21/10/2019». Los cambios son menores y el USCIS ha revisado en consecuencia el «Manual para empleadores: Guía para completar el formulario I-9».

Aunque el formulario I-9 entró en vigor el 31 de enero de 2020, el USCIS ha permitido a los empleadores seguir utilizando la versión anterior del formulario hasta el 30 de abril de 2020. El USCIS ha concedido a los empleadores un plazo adicional para realizar las actualizaciones necesarias y ajustar sus procesos empresariales en consecuencia.

¿Qué es el Formulario I-9?

El formulario I-9, Verificación de elegibilidad para el empleo, se utiliza «para verificar la identidad y la autorización de empleo de las personas contratadas para trabajar en los Estados Unidos». Todos los empleadores de los Estados Unidos deben implementar procedimientos para el uso del formulario I-9 que garanticen su correcta cumplimentación para cada persona contratada para trabajar en los Estados Unidos, tanto ciudadanos como no ciudadanos.

No completar correctamente el formulario I-9, conservarlo y almacenarlo puede tener importantes repercusiones para los empleadores, desde sanciones civiles hasta procesos penales, dependiendo de la gravedad de los problemas subyacentes del formulario I-9 que se planteen tras una inspección aleatoria, una auditoría o incluso una redada en el lugar de trabajo por parte del Departamento de Seguridad Nacional. Como ya señalé cuando escribí sobre la última revisión del formulario I-9 en julio de 2017, «el Departamento de Seguridad Nacional [sigue] aumentando el control del cumplimiento de la normativa de inmigración por parte de los empleadores, y las políticas y normativas de inmigración de los empleadores están en constante cambio. A diario, los empleadores se ven sorprendidos cuando los agentes del Servicio de Inmigración y Control de Aduanas llaman a la puerta del departamento de Recursos Humanos para realizar auditorías aleatorias del formulario I-9».

El formulario I-9 de 2017

La última revisión del formulario I-9 se publicó el 17 de julio de 2017, con una fecha de vencimiento del formulario I-9 del 31 de agosto de 2019. La revisión de 2017 incluía «la incorporación del Informe Consular de Nacimiento en el Extranjero... a la Lista C... Todos los documentos de la Lista C [fueron] renumerados y el USCIS combinó todas las certificaciones de informe de nacimiento que emite el Departamento de Estado de los Estados Unidos... en la Lista C, Selección C, Número 2».

Dado que el USCIS no publicó el formulario I-9 revisado antes del 31 de agosto de 2019, el USCIS ordenó a los empleadores que siguieran utilizando el formulario I-9 caducado hasta que se publicara una versión revisada. Esto causó una gran confusión entre los empleadores. Muchos en Nueva Jersey y Pensilvania expresaron su preocupación por las sanciones que podrían derivarse de futuras auditorías del formulario I-9 y de inspecciones aleatorias del Departamento de Seguridad Nacional cuando los agentes revisen los formularios I-9 cumplimentados en el formulario I-9 caducado. Como buena práctica, los empleadores deberían considerar la posibilidad de adjuntar memorandos a los formularios I-9 caducados en los que se indique la directiva del USCIS que exige el uso de un formulario del gobierno federal que, de otro modo, habría caducado.

El formulario I-9 revisado

El Departamento de Seguridad Nacional ha realizado las siguientes modificaciones al formulario I-9:

• El formulario FS-240, Informe consular de nacimiento en el extranjero, se ha añadido a la Lista C. Los empleadores que presenten su formulario I-9 en línea ahora podrán seleccionar el formulario FS-240 en los menús desplegables disponibles en la Lista C de las secciones 2 y 3. Los usuarios de E-Verify también pueden utilizar el formulario FS-240 al crear un caso para un empleado que haya utilizado este documento para el formulario I-9.
• Todas las certificaciones de actas de nacimiento expedidas por el Departamento de Estado se han agrupado en la selección C, n.º 2 de la lista C (formulario FS-545, formulario DS-1350 y formulario FS-240).
• Todos los documentos de la Lista C, excepto la «Tarjeta de la Seguridad Social», han sido renumerados. Por ejemplo, el Documento de Autorización de Empleo expedido por el Departamento de Seguridad Nacional ha pasado de la Lista C, n.º 8, a la Lista C, n.º 7.
• Se han aclarado quiénes pueden actuar como representantes autorizados en nombre de un empleador.
• Se ha actualizado el aviso de privacidad del Departamento de Seguridad Nacional.
• Hay una versión revisada en español del Formulario I-9 disponible para su uso exclusivo en Puerto Rico.
• Se han realizado modificaciones en los campos «País de emisión» y «Autoridad emisora» de las secciones 1 y 2, respectivamente. Se han añadido los países Esuatini y Macedonia para ajustarse al reciente cambio de nombre de ambos países.

Las revisiones a las instrucciones del Formulario I-9 son las siguientes:

• El formulario se ha actualizado con el nuevo nombre de Sección de Derechos de los Inmigrantes y los Empleados, que sustituye al antiguo nombre de Oficina del Asesor Especial para Prácticas Laborales Injustas Relacionadas con la Inmigración.
• Se han eliminado las palabras «el primer día de empleo» de la frase «el primer día de empleo».

El formulario I-9 revisado se puede descargar haciendo clic aquí.