A principios de este año, la Administración del Seguro Social (SSA) reanudó el envío por correo de cartas de «no coincidencia» a los empleadores que presentan, a través del formulario W-2, al menos un nombre y un número de la Seguridad Social que no coinciden con los registros de la SSA.

¿Qué es una carta de «No-Match»?

A través de la carta de discrepancia, se informa al empleador del número de formularios W-2 que han presentado información discrepante y se le solicita que se registre en el portal electrónico de la SSA para saber qué empleado ha sido señalado por presentar información discrepante y que, en su caso, facilite las correcciones a la SSA en un plazo de 60 días a partir de la recepción de la carta de discrepancia.

Recibir una carta de no coincidencia no implica necesariamente que el empleador deba despedir a sus empleados, ya que algunas de las discrepancias pueden resolverse. Los empleadores deben solicitar una aclaración y comprobar si se trata de un error administrativo sin importancia. Despedir a los empleados podría suponer una infracción de la legislación laboral federal o estatal. La SSA también cuenta con un servicio de verificación del número de la Seguridad Social a través del Business Service Online (BSO), que puede utilizarse para verificar el nombre y el número de la Seguridad Social en los registros de la SSA. La verificación del número de la Seguridad Social y del nombre puede realizarse antes de presentar los formularios W-2 anuales.

En respuesta a una carta del representante Jim Costa sobre el relanzamiento del programa «No-Match» de la SSA, la directora en funciones de la SSA, Nancy A. Berryhill, escribió que, en lo que va de año, se han enviado cartas «No-Match» a casi 600 000 empleadores, como parte de un esfuerzo continuo por mejorar el proceso de declaración de salarios y garantizar el cumplimiento de la normativa en materia de declaración de salarios por parte de los empleadores. Berryhill señaló que los empleadores que aún no han recibido cartas «No-Match» a pesar de haber declarado información incorrecta al Servicio de Impuestos Internos a través del formulario W-2 recibirán las cartas este otoño, cuando la SSA finalice su revisión de la información salarial declarada por los empleadores el año pasado.

¿Qué deben hacer los empleadores?

Aunque la SSA no tiene un acuerdo directo de intercambio de información con el Departamento de Seguridad Nacional, los empleadores deben asumir que toda la información que no coincida se comunicará a las autoridades federales de inmigración. Esto es especialmente probable cuando el número de empleados con información inexacta es significativo, cuando se sospecha de robo de identidad y, simplemente, como parte de las medidas más estrictas de control de la inmigración de la actual Administración.

Además, no se debe ignorar una notificación EDCOR. Si los agentes del Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE), durante su auditoría de los formularios I-9, se dan cuenta de que se ha emitido una notificación EDCOR, esta actuaría como una notificación constructiva de empleo no autorizado. Las sanciones por contratar o seguir empleando a sabiendas a trabajadores no autorizados son mucho más severas que las sanciones por simples infracciones administrativas. Los empleadores deben ser diligentes y coherentes en el tratamiento de las discrepancias entre los empleados y «sus» números de la Seguridad Social.

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