Nueva regla propuesta sugiere un futuro virtual para la verificación I-9.
Según una nueva propuesta de norma emitida por el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (“ICE”), los empleadores tendrán más opciones al llevar a cabo el proceso de verificación I-9 para los empleados recién contratados. La propuesta promete ampliar las opciones alternativas, incluyendo hacer permanentes algunas flexibilidades relacionadas con el COVID-19. Los cambios propuestos podrían tener repercusiones significativas para los empleadores y las prácticas de cumplimiento del I-9.
El proceso de verificación I-9
El Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo, es un formulario estandarizado utilizado por el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (“USCIS”) para la verificación de empleo en los Estados Unidos. Obligatorio por la Ley de Reforma y Control de Inmigración de 1986, el Formulario I-9 se utiliza para verificar la identidad y la autorización legal de todos los empleados que trabajan en los Estados Unidos. Durante el proceso I-9, el empleado debe entregar a su empleador documentación que demuestre su estatus legal para trabajar en los Estados Unidos. Durante la mayor parte de su historia, el proceso I-9 requería que un empleador examinara físicamente la documentación del empleado.
COVID-19: El DHS flexibiliza los requisitos de verificación I-9
En marzo de 2020, el Departamento de Seguridad Nacional (“DHS”) comenzó a permitir temporalmente la verificación remota del I-9 para los empleados recién contratados, siempre que los formularios fueran inspeccionados físicamente después del regreso del empleado al trabajo presencial. Esta flexibilidad dio a los empleadores la opción de inspeccionar temporalmente los documentos de forma remota, ya sea a través de un enlace de video, fax o correo electrónico. La guía original del DHS requería que los empleadores y los lugares de trabajo fueran 100% remotos para beneficiarse de una inspección virtual de la documentación I-9. Sin embargo, después de que la pandemia no disminuyera durante más de un año, el DHS flexibilizó la guía y, más recientemente, extendió esta guía flexible hasta el 31 de octubre de 2022.
Regla propuesta sobre el proceso I-9
El 18 de agosto de 2022, ICE emitió un aviso de propuesta de reglamentación en 8 C.F.R. Parte 274a. La propuesta permite “procedimientos alternativos” para el proceso de verificación I-9. Específicamente, la propuesta “podría autorizar opciones alternativas para los procedimientos de examen de documentos con respecto a algunos o todos los empleadores”. La propuesta sigue los avances tecnológicos y los cambios en los acuerdos de trabajo que tuvieron lugar durante la pandemia de COVID-19. Reconociendo que más empleadores han adoptado el teletrabajo o los acuerdos de trabajo remoto, la propuesta busca evaluar las flexibilidades relacionadas con estos avances tecnológicos. Los cambios podrían incluir la verificación virtual de documentos, aunque la propuesta especifica que deben existir medidas para abordar la posible detección de documentos fraudulentos.
El DHS aceptará comentarios del público sobre la propuesta durante un período de 60 días. Además, el DHS buscará comentarios sobre varios temas del I-9 que se están considerando para el futuro, incluidos los requisitos de capacitación para los empleadores en relación con las prácticas antidiscriminatorias y los requisitos de retención de documentos, así como los criterios de elegibilidad para los empleadores que utilizan alternativas a la inspección presencial de documentos.
Los cambios propuestos podrían tener un impacto significativo en los procedimientos del I-9 a medida que los empleadores abordan los problemas de cumplimiento en un entorno de trabajo cada vez más virtual. Claramente, como lo demuestra la regla propuesta, los beneficios de la inspección virtual iniciada por la pandemia de COVID-19 podrían haber llegado para quedarse.
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