El Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de los Estados Unidos (ICE) ha anunciado una prórroga de su política provisional que permite a los empleadores inspeccionar el requisito del formulario I-9 de forma virtual hasta el 31 de agosto de 2021. Esta flexibilidad fue establecida por primera vez por el ICE en marzo de 2020, debido a la pandemia, y se ha prorrogado en múltiples ocasiones desde entonces.

Flexibilidad ampliada por la COVID-19

La política de flexibilidad del formulario I-9 estaba prevista que expirara el 31 de mayo de 2021. La política solo se aplica a los empleadores y lugares de trabajo que operan de forma remota. Si el lugar de trabajo funciona, aunque sea parcialmente, en la ubicación laboral, el empleador debe implementar un proceso de verificación presencial. Los empleadores que cumplan los criterios para la operación remota deben crear diligentemente los casos para sus nuevos empleados en un plazo de tres días hábiles a partir de la fecha de contratación.

El anuncio no aportaba ninguna información nueva, salvo la relativa a la prórroga, pero animaba a los empleadores a consultar el sitio web del USCIS para obtener las últimas directrices.

Requisito del formulario I-9

El formulario I-9 es un formulario obligatorio que los empleadores deben completar y conservar en sus registros, en el que se confirma la autorización de empleo de las personas contratadas para trabajar en los Estados Unidos. Los empleadores deben verificar los documentos de los nuevos empleados en un plazo de tres días a partir de la fecha de contratación, y tanto el empleado como el empleador deben completar el formulario. La lista de documentos aceptables se encuentra en la última página del formulario.

El Departamento de Seguridad Nacional (DHS) inspecciona, ya sea al azar o tras recibir denuncias o quejas, los registros que mantienen los empleadores. El objetivo de la auditoría es garantizar que los empleadores sigan las prácticas legales de contratación. Cuando un empleado recibe una Notificación de Inspección (NOI) del DHS sobre una próxima auditoría, lo mejor es contratar a un abogado y que el personal de Recursos Humanos se encargue de la auditoría. Si el DHS encuentra discrepancias en los registros, emite una notificación de advertencia y concede un plazo para corregir las infracciones. Si las infracciones no se rectifican, el DHS emite una Notificación de Intención de Multa; a menudo, el importe de la multa es enorme.

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