Con el aumento de las medidas de control de la inmigración por parte de la Administración Trump, las empresas de todos los tamaños y de todos los sectores deben estar preparadas.

Garantizar un sistema de tramitación del formulario I-9 que cumpla con la normativa exige que todos los empleadores se mantengan al día sobre los cambios en la normativa del formulario I-9 y el aumento de su aplicación. Los funcionarios del Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) se están centrando en los empleadores de Pensilvania y Nueva Jersey mediante la colaboración con la Administración del Seguro Social (SSA) en la emisión de cartas de no coincidencia, que están provocando inspecciones aleatorias de los empleadores por parte del ICE para realizar auditorías de los registros del formulario I-9 de las empresas, inspecciones in situ en busca de empleados indocumentados y solicitudes de revisión de los registros privados de las empresas y los empleados tras presentarse en sus negocios sin previo aviso.

Tras la decisión de la SSA en 2019 de restablecer el programa de cumplimiento de la carta «No-Match» y la aplicación selectiva de las leyes de inmigración por parte de la Administración Trump a los empleadores, los informes han mostrado un aumento espectacular en el número de notificaciones de inspección (NOI) y citaciones de ICE a los empleadores por incumplimiento de las leyes de inmigración emitidas en todo Estados Unidos, con un crecimiento exponencial tanto en Pensilvania como en Nueva Jersey.

¿Qué es una carta de «No-Match» y comparte la SSA información con el ICE?

La SSA envía una carta de «No coincidencia» a los empleadores, en la que les informa del número de formularios W-2 que han presentado información que no coincide y les pide que se registren en el portal electrónico de la SSA para saber qué empleado ha sido señalado por presentar información que no coincide y que, si procede, proporcionen las correcciones a la SSA en un plazo de 60 días a partir de la recepción de la carta de «No coincidencia».

Aunque proporcionar información incorrecta en un formulario W-2 suele acarrear una sanción civil mínima, parece que la SSA está compartiendo información relacionada con los empleadores a los que se les envían cartas de «no coincidencia», lo que posteriormente desencadena acciones de cumplimiento de la normativa de inmigración por parte del ICE contra el empleador.

¿Qué deben hacer los empleadores?

Como señaló el blog sobre leyes de inmigración Norris McLaughlin en una publicación de 2017,«La inmigración puede llamar pronto a la puerta de su empresa. ¿Qué hacer?», «un soloerror, por mínimo que sea, puede tener consecuencias devastadoras para el empleador, no para el empleado: multas millonarias, pérdida de subvenciones y contratos federales, obligación de informar a la SEC (si se trata de una empresa cotizada, lo que provocaría una caída en picado de las acciones) y años de prisión».

En la entrada del blog, sugerí las mejores prácticas para los empleadores, con el fin de prepararse para la inevitable inspección de cumplimiento de las normas de inmigración laboral por parte del ICE, entre las que se incluyen:

1. Contrate ahora mismo a un asesor externo especializado en inmigración corporativa. El asesor debe:

• Realice inmediatamente una auditoría de todos los formularios I-9 actuales, los registros de recursos humanos y los procedimientos actuales al llevar a cabo las verificaciones de inmigración y las inspecciones de identificación exigidas por el gobierno federal.
• Preparar procedimientos operativos estándar (SOP) e implementar formación sobre cuestiones de cumplimiento de la normativa de inmigración y para inspecciones aleatorias.
• Estar disponible, día y noche, durante cada turno de trabajo, por si ICE llama a la puerta.

2. Capacitar, verificar, mantener registros y realizar auditorías internas.

• Capacite a los equipos de recursos humanos sobre los métodos y procesos adecuados de verificación de inmigración, incluyendo los detalles de la identificación, la seguridad social y otros documentos relacionados con la autorización de empleo.
• Realizar auditorías internas aleatorias de los formularios I-9, así como de los documentos justificativos relacionados con la autorización de empleo.
• Recuerde que los empleadores deben verificar el estatus migratorio laboral de todos los empleados, incluso si el empleado afirma tener la ciudadanía estadounidense.
• Haga hincapié en las graves sanciones económicas y penales que pueden derivarse del más mínimo error.
• O déjelo en manos de los abogados especializados en inmigración. Como grupo de práctica de inmigración corporativa, Norris McLaughlin puede aliviar la presión de la inmigración I-9 gestionando todo el cumplimiento de las normas de inmigración, incluyendo las verificaciones y auditorías continuas, in situ y remotas del formulario I-9, la identidad y la inmigración.

3. Cuando ICE llame a tu puerta, estate preparado.

• Los empleadores tienen derechos: utilícenlos. Los agentes del ICE tienen procedimientos para llevar a cabo auditorías de inmigración a los empleadores, incluido un período de notificación de tres días antes de la inspección.
• Tenga siempre personal disponible en las instalaciones que esté capacitado para cooperar sin causar alarma y mantenga a los agentes del ICE en un lugar fuera de la vista de los empleados y clientes. Estas personas deben saber cómo ponerse en contacto con el responsable de recursos humanos, el departamento jurídico de la empresa y el asesor externo en materia de inmigración tan pronto como los agentes del ICE llamen a la puerta.
• No seas combativo ni agresivo, ni causes ningún alboroto innecesario.
• No hable con ningún agente del ICE, salvo para informarles de que el abogado especializado en inmigración corporativa está en camino.
• No permita que los agentes del ICE entren más allá de la puerta principal o de una habitación cercana a la puerta principal que esté alejada de los empleados y los clientes.
• No responda a ninguna pregunta.
• No permita que los agentes del ICE hablen con los empleados sin una orden judicial adecuada.
• No permita que los agentes del ICE entren en la propiedad de la empresa sin una orden judicial válida.
• No entregue ningún documento sin una citación judicial o una orden judicial.
• Espere a su abogado especializado en inmigración corporativa, quien revisará cualquier documento de los agentes del ICE, hará valer los derechos del empleador, exigirá notificaciones de inspección y concertará una inspección diferida para que el empleador disponga de un breve periodo de tiempo para prepararse para la auditoría, incluida la revisión de cualquier posible medida preventiva de autoinformación, en caso de que la empresa incumpla la normativa de inmigración.

Acerca del Grupo de Práctica de Inmigración de Norris McLaughlin

Norris McLaughlin ofrece un servicio integral en materia de inmigración, con profesionales cualificados que cuentan con una amplia experiencia en el ámbito del derecho migratorio. Los abogados de inmigración del bufete están especializados en todo tipo de asuntos de inmigración y en la representación ante los organismos nacionales relacionados con la inmigración, incluidos el Departamento de Seguridad Nacional, los Servicios de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS), la Oficina Ejecutiva de Revisión de Inmigración, la Junta de Apelaciones de Inmigración, el Departamento de Estado, las embajadas y consulados de los Estados Unidos, el Departamento de Trabajo y cualquier otro organismo federal, ya sea en los Estados Unidos o en el extranjero. Los abogados de inmigración son miembros experimentados de la Asociación Americana de Abogados de Inmigración.

La Práctica de Inmigración de Norris McLaughlin tiene un amplio alcance, con extensas capacidades nacionales y globales, para servir a individuos y familias; pequeñas, medianas y grandes empresas; corporaciones nacionales e internacionales; organizaciones sin fines de lucro, hospitales, universidades, colegios e instituciones de investigación; fabricantes, importadores, exportadores, inversionistas y otros, para facilitar la movilidad global de los clientes.

Para obtener más información sobre esta publicación o cualquier otro asunto de inmigración, no dude en contactarme en rglahoud@norris-law.com.