Nuestros clientes corporativos a menudo se benefician de hablar con otros profesionales fuera de la industria legal. Por ello, ofrecimos la oportunidad a nuestro buen amigo, Bernie Heer de Frenkel Benefits, de ser un bloguero invitado en nuestro Blog de Inmigración. Bern es un experto en beneficios para empleados y autofinanciamiento, y asesor de empresas en todo el país, aportando más de 30 años de experiencia en la industria de seguros de salud. Su enfoque es ayudar a los empleadores a crear paquetes de beneficios que ofrezcan costos más bajos, así como mejores resultados y una mejor atención para los empleados y sus familiares.

Los viajes de negocios y las operaciones internacionales son parte de las actividades de muchas empresas. Un viaje de negocios puede ser tan simple como un empleado conduciendo una corta distancia a la ubicación de un cliente o tan complejo como reubicar a un empleado, junto con su cónyuge e hijos, a un país extranjero. Las empresas deben ser conscientes de sus obligaciones para proteger a estos empleados y a sus cónyuges e hijos.

En EE. UU. y muchos otros países, el principio legal fundamental que describe esta obligación se denomina Deber de Cuidado. En pocas palabras, el Deber de Cuidado es una obligación moral y legal que tienen los empleadores de proteger la salud, la seguridad y el bienestar de sus empleados, especialmente de aquellos que viajan en nombre de la empresa.

Veamos una empresa que se enfrenta a ambos problemas:

Una empresa de investigación de mercados con sede en Nueva Jersey, que busca expandir su presencia en el extranjero, decide enviar a uno de sus ejecutivos clave —un ciudadano estadounidense— y a su esposa a Londres para una estancia de dos años con el fin de establecer su oficina allí. Al mismo tiempo, envían a otro de sus ejecutivos —un ciudadano italiano que ha vivido en EE. UU. durante muchos años—, junto con su esposa e hijos, a Ginebra para establecer una presencia en el continente europeo.

Otros empleados de la empresa viajan a Asia, Sudamérica y Oriente Medio para reunirse con clientes y expandir los negocios de la compañía.

Para cumplir exitosamente con las obligaciones de deber de cuidado que esta empresa tiene para con estos empleados y sus dependientes, la compañía debe desarrollar un programa siguiendo estos cuatro pasos básicos:

Evaluar los Riesgos de Viaje

El primer paso es evaluar los riesgos de viaje a nivel global, lo que implica recopilar información sobre todos los destinos a los que viajan los empleados. Los riesgos y exposiciones únicos para los asignados a largo plazo requieren una consideración especial en comparación con las necesidades de los viajeros a corto plazo.

Crear Políticas de Viaje

Los empleadores deben desarrollar estrategias para abordar los riesgos de viaje que han identificado. La selección de empresas de gestión de viajes, aerolíneas, hoteles y transporte terrestre, así como asegurar una buena comunicación, son parte de la política de viajes corporativa. Implementar el tipo adecuado de pólizas de seguro también es fundamental. A menudo se pasa por alto una cobertura de seguro médico adecuada. “Las diferencias en los sistemas de atención médica, procesos y culturas de un país a otro, combinadas con los requisitos en constante cambio para los viajeros de negocios que ingresan a varios países, hacen que el seguro de salud global sea un área compleja”, dice Bern Heer, consultor que trabaja con empresas en planes de beneficios internacionales. “Además”, dice Heer, “los planes de salud típicos de EE. UU. no cubren la evacuación médica y de emergencia, lo que podría interpretarse como un incumplimiento de las obligaciones del Deber de Cuidado en caso de un evento catastrófico.

Preparar a los Empleados para el Viaje

Es crucial que todos los empleados estén informados sobre las políticas de viaje de la empresa y que se les proporcione información previa al viaje sobre el destino, incluyendo datos sobre costumbres, normas culturales, riesgos políticos, estándares de atención médica, números de emergencia locales y recursos de asistencia global. Cuanta más información tenga un empleado, mejor preparado estará para abordar situaciones que puedan surgir durante su viaje o asignación.

Saber Dónde Están los Empleados y Comunicarse

La capacidad de comunicarse con los empleados que viajan durante una crisis es esencial para gestionar el riesgo de la empresa. En una situación de desastre natural o disturbios políticos, el teléfono móvil y el correo electrónico pueden no estar disponibles. La comunicación en tiempo real es necesaria en caso de una crisis urgente.

Los empleadores deben permanecer atentos a los cambios en sus obligaciones y responsabilidades legales relacionadas con su deber de cuidado hacia los empleados que viajan a nivel nacional e internacional. Una planificación adecuada es esencial para desarrollar e implementar un programa exitoso de deber de cuidado. Para más información, no dude en contactarme en bheer@frenkel.com. Si tiene alguna pregunta sobre este tema o cualquier otro asunto de inmigración, no dude en contactar a Ray Lahoud en rglahoud@norris-law.com.