Reverificar o no: El formulario I-9 y los residentes permanentes legales

El viernes 15 de mayo, el Departamento de Seguridad Nacional de EE.UU. (DHS) emitió un aviso aclarando a los empleadores que no pueden reverificar Residentes Permanentes Legales (LPRs) que presentaron evidencia de estatus de residencia permanente que no había expirado en el momento del Formulario I-9 inicial del empleado, Verificación de Elegibilidad de Empleo, independientemente de su posterior expiración. Mientras que los empleadores nunca fueron obligados a reverificar LPRs, ha faltado durante mucho tiempo la instrucción específica sobre esto, llevando a muchos involucrados en recursos humanos a través de Pennsylvania y Nueva Jersey para llevar a cabo reverificaciones de LPRs en violación de la ley federal.

¿Qué es el formulario I-9?

El Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo ("Formulario I-9"), se utiliza para:

verificar la identidad y la autorización de empleo de las personas contratadas para trabajar en Estados Unidos". Todos los empleadores de Estados Unidos deben aplicar procedimientos para el uso del formulario I-9 que garanticen su correcta cumplimentación para cada persona contratada para trabajar en Estados Unidos, tanto ciudadanos como no ciudadanos.

La ley federal exige a los empleadores que "permitan a los empleados elegir qué documento(s) presentarán de la Lista de Documentos Aceptables" que se incluye con el Formulario I-9. Como señala el Manual para Empleadores M-274 del DHS, en la "Sección 1, un LPR puede optar por presentar un documento de la Lista A (como el Formulario I-551, Tarjeta de Residente Permanente, comúnmente conocida como Tarjeta Verde) o una combinación de documentos de la Lista B y C (como una licencia de conducir emitida por el estado y una tarjeta de Seguro Social sin restricciones)".

A los LPR se les expide un Formulario I-551, Tarjeta de Residente Permanente (Tarjeta LPR) como prueba del estatus de residente permanente. Si una persona es residente legal permanente y presenta una tarjeta de residente legal permanente válida al cumplimentar el formulario I-9, la tarjeta de residente legal permanente se considera un documento suficiente de la "Lista A", por lo que la verificación por parte del empleador de la identidad de la persona y su capacidad para trabajar en los Estados Unidos resulta satisfactoria. El empleado no necesita presentar ninguna otra prueba. Las Tarjetas LPR aceptables incluyen:

• Los expedidos entre enero de 1977 y agosto de 1989 que no tienen fecha de caducidad;
• Actualmente sin expirar, pero con fechas de expiración de 10 años; y
• Actualmente no vencidos, pero con fechas de vencimiento de 2 años.

¿Reverificar o no reverificar?

El aviso del DHS informa de que los empleadores que completen con éxito el proceso de verificación del Formulario I-9 con una tarjeta de residente legal permanente que no tenía fecha de caducidad o que era una tarjeta de residente legal permanente de 10 o 2 años que no había caducado en el momento de la verificación no deben tratar de volver a verificar al empleado en el futuro, incluso si la tarjeta de residente legal expira más tarde.

Sin embargo, cuando un individuo que es un LPR presenta lo siguiente a un empleador durante el proceso de verificación del Formulario I-9, es necesario reverificar:

• Tarjeta LPR caducada y Formulario I-797, Notificación de Acción (que se emite cuando una persona solicita la renovación de una Tarjeta LPR), que indica que se ha prorrogado la validez de la Tarjeta LPR. Los empleadores deben considerar estos documentos como pruebas aceptables de la "Lista C", que requieren reverificación al final del período de prórroga. Tenga en cuenta que el empleado aún debe presentar un documento válido y vigente de la "Lista B" para satisfacer la verificación inicial del Formulario I-9.
• Formulario I-94 o Formulario I-94A, Registro de Llegada-Salida, que contenga un sello temporal I-551 no caducado y una fotografía de la persona. Cuando se presentan, estos documentos son pruebas aceptables de la "Lista A". Los empleadores deben realizar una reverificación a más tardar cuando caduque el sello I-551, o un año después de la emisión del Formulario I-94 o del Formulario I-94A, Registro de Llegada y Salida, en caso de que el registro no indique una fecha de caducidad.
• Pasaporte extranjero vigente con fotografía y sello temporal I-551 o anotación impresa I-551 en un visado de inmigrante de lectura mecánica. Además, si el pasaporte extranjero actual, en el raro caso, está endosado con "CR-1", en lugar de un sello I-551, se recuerda al empleador que el endoso "CR-1" es el equivalente de un sello I-551. Los empleadores deben llevar a cabo una reverificación cuando expire el sello I-551 o la anotación impresa I-551 en el visado de inmigrante de lectura mecánica. Si no figura ninguna fecha de caducidad, la reverificación deberá realizarse en el plazo máximo de un año a partir de la fecha en que se estampó el sello I-551 o se anotó la mención "CR-1" en el pasaporte extranjero.

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