La nueva norma propuesta sugiere un futuro virtual para la verificación del I-9
En virtud de una nueva propuesta de norma emitida por el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas ("ICE"), los empleadores tendrán más opciones a la hora de llevar a cabo el proceso de verificación I-9 para los empleados recién contratados. La propuesta promete ampliar las opciones alternativas, incluso haciendo permanentes algunas flexibilidades relacionadas con el COVID-19. Los cambios propuestos podrían tener repercusiones significativas para los empleadores y las prácticas de cumplimiento I-9.
El proceso de verificación I-9
El formulario I-9, Employment Eligibility Verification, es un formulario normalizado utilizado por el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos ("USCIS") para la verificación del empleo en los Estados Unidos. Obligado por la Ley de Reforma y Control de la Inmigración de 1986, el formulario I-9 se utiliza para verificar la identidad y la autorización legal de todos los empleados que trabajan en Estados Unidos. Durante el proceso I-9, el empleado debe entregar a su empleador documentación que demuestre su situación legal para trabajar en Estados Unidos. Durante la mayor parte de su historia, el proceso I-9 requería que el empresario examinara físicamente la documentación del empleado.
COVID-19: El DHS flexibiliza los requisitos de verificación del I-9
En marzo de 2020, el Departamento de Seguridad Nacional ("DHS") comenzó a permitir temporalmente la verificación I-9 a distancia para los empleados recién contratados, siempre que los formularios se inspeccionaran físicamente tras la reincorporación del empleado a su puesto de trabajo. Esta flexibilidad dio a los empleadores la opción de inspeccionar temporalmente los documentos a distancia, ya sea a través de un enlace de vídeo, fax o correo electrónico. La orientación original del DHS exigía que los empleadores y los lugares de trabajo fueran 100% remotos para beneficiarse de una inspección virtual de la documentación I-9. Sin embargo, después de que la pandemia no remitiera durante más de un año, el DHS flexibilizó la orientación y, más recientemente, amplió esta orientación flexibilizada hasta el 31 de octubre de 2022.
Propuesta de norma sobre el procedimiento I-9
El 18 de agosto de 2022, el ICE publicó un aviso de propuesta de normativa en 8 C.F.R. Parte 274a. La propuesta permite "procedimientos alternativos" para el proceso de verificación I-9. Específicamente, la propuesta "podría autorizar opciones alternativas para los procedimientos de examen de documentos con respecto a algunos o todos los empleadores". La propuesta sigue los avances en la tecnología y los cambios en los acuerdos de trabajo que tuvieron lugar durante la pandemia de COVID-19. Reconociendo que más empleadores han adoptado teletrabajo o acuerdos de trabajo a distancia, la propuesta pretende evaluar las flexibilidades relacionadas con estos avances tecnológicos. Los cambios podrían incluir la verificación virtual de documentos, aunque la propuesta especifica que deben establecerse medidas para hacer frente a la posible detección de documentos fraudulentos.
El DHS aceptará comentarios del público sobre la propuesta durante un período de 60 días. Además, el DHS solicitará opiniones sobre varias cuestiones relativas al I-9 que se están estudiando para el futuro, incluidos los requisitos de formación para los empleadores en relación con las prácticas antidiscriminatorias y los requisitos de conservación de documentos, así como los criterios de admisibilidad para los empleadores que utilicen alternativas a la inspección en persona de los documentos.
Los cambios propuestos podrían tener un impacto significativo en los procedimientos I-9 a medida que los empleadores navegan por cuestiones de cumplimiento en un entorno de trabajo cada vez más virtual. Claramente, como lo demuestra la norma propuesta, los beneficios de la inspección virtual iniciada por la pandemia COVID-19 pueden estar aquí para quedarse.
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