La pandemia de COVID-19 ha obligado a muchos estados a emitir órdenes de permanencia, lo que ha hecho necesario que el Departamento de Seguridad Nacional (DHS) emita una política temporal en relación con los documentos de la Lista B caducados utilizados para la renovación del Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad para el Empleo. El reto al que se enfrentan ahora los empleadores es que algunos documentos de la Lista B de documentos de identificación están caducados y no se pueden renovar debido a la crisis de COVID-19.

El DHS ha anunciado que, a partir del 1 de mayo de 2020, los documentos de identificación incluidos en la Lista B que caduquen a partir del 1 de marzo de 2020, y que no hayan sido prorrogados por la autoridad emisora, podrán considerarse documentos válidos y aceptables a efectos de la verificación del Formulario I-9.

¿Qué son los documentos de identificación de la Lista B del formulario I-9?

El formulario I-9 tiene tres listas de documentos que se pueden proporcionar para la verificación del empleo: Lista A, Lista B y Lista C. Los documentos de la Lista B son tarjetas de identidad expedidas por autoridades gubernamentales federales, estatales o locales junto con una fotografía, nombre, fecha de nacimiento, sexo, estatura, color de ojos y dirección; identificación escolar con una fotografía válida; tarjeta de registro de votante; tarjeta militar de EE.UU. o registro de reclutamiento; tarjeta de identificación de dependiente militar; tarjeta de documento de marino mercante de la Guardia Costera de EE.UU.; documento tribal de nativo americano; y licencia de conducir expedida por una autoridad gubernamental canadiense.

¿Qué ocurre si un empleado presenta un documento de identidad caducado?

Si el empleado proporciona un documento de la Lista B caducado, el empleador deberá registrar la información en la Sección 2 de la Lista B, según proceda, y anotar "COVID-19" en el campo de información adicional. Una vez que el DHS ponga fin a esta política temporal, el empleado deberá presentar un documento válido y no caducado en sustitución del que presentó en el momento de la contratación. El anuncio explica además que lo mejor sería que el empleado pudiera presentar el documento renovado facilitado en el momento de la contratación inicial. Sin embargo, si esto no es posible, el DHS también permite a los empleados proporcionar un documento alternativo para la Lista A o la Lista B y el empleador debe registrar esta información en el campo de información adicional.

Validez de los documentos de la Lista B prorrogada por la autoridad expedidora

Si el documento de identidad de la Lista B de un empleado ha caducado a partir del 1 de marzo de 2020 y la autoridad emisora ha prorrogado la fecha de caducidad debido a la pandemia de COVID-19, el documento seguirá siendo aceptable como documento de la Lista B para el Formulario I-9 durante el plazo especificado por la autoridad emisora. Los empleadores también pueden adjuntar una página web u otro aviso que indique la prórroga de la validez del documento por parte de la autoridad emisora. Los empresarios que participen en E-Verify deben utilizar el documento caducado de la Lista B del empleado de la Sección 2 del Formulario I-9 para crear un caso de E-Verify y ejecutarlo en un plazo de tres días a partir de la fecha de contratación.

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