Nuestros clientes corporativos a menudo se benefician de hablar con otros profesionales fuera de la industria legal. Como tal, le ofrecimos la oportunidad a nuestro buen amigo, Bernie Heer de Frenkel Benefits, de ser un bloguero invitado en nuestro Blog de Inmigración. Bern es un experto en beneficios para empleados y autofinanciación y asesor de empresas en todo el país, con más de 30 años de experiencia en la industria de seguros de salud. Su enfoque es ayudar a los empleadores a crear paquetes de beneficios que ofrecen menores costos, así como mejores resultados y una mejor atención para los empleados y sus familiares.

Los viajes de negocios y las operaciones internacionales forman parte del funcionamiento de muchas empresas. Los viajes de negocios pueden ser tan sencillos como que un empleado conduzca una corta distancia hasta la ubicación de un cliente o tan complejos como trasladar a un empleado, junto con su cónyuge e hijos, a un país extranjero. Las empresas deben ser conscientes de sus obligaciones para proteger a estos empleados y a sus cónyuges e hijos.

En EE.UU. y en muchos otros países, el principio jurídico básico que define esta obligación se denomina deber de diligencia. En pocas palabras, el deber de diligencia es una obligación moral y legal que tienen los empleadores de proteger la salud, la seguridad y la protección de sus empleados, especialmente de aquellos que viajan en nombre del empleador.

Echemos un vistazo a una empresa que se enfrenta a estos dos problemas:

Una empresa de estudios de mercado con sede en Nueva Jersey que quiere ampliar su presencia en el extranjero decide enviar a uno de sus principales ejecutivos -ciudadano estadounidense- y a su esposa a Londres por un período de dos años para abrir allí su oficina. Al mismo tiempo, envían a otro de sus ejecutivos -un ciudadano italiano que lleva muchos años viviendo en Estados Unidos- y a su mujer e hijos a Ginebra para establecer una presencia en el continente europeo.

Otros empleados de la empresa viajan a Asia, Sudamérica y Oriente Medio para reunirse con clientes y ampliar el negocio de la empresa.

Para satisfacer con éxito las obligaciones de cuidado que esta empresa tiene para con estos empleados y sus dependientes, la empresa debe desarrollar un programa que siga estos cuatro pasos básicos:

Evaluar los riesgos de los viajes

El primer paso consiste en evaluar la exposición global a los viajes, lo que incluye recopilar información sobre todos los destinos a los que viajan los empleados. Los riesgos y exposiciones específicos de las personas asignadas a largo plazo requieren una consideración especial en comparación con las necesidades de los viajeros a corto plazo.

Crear políticas de viajes

Los empresarios deben desarrollar estrategias para hacer frente a los riesgos de viaje que hayan identificado. La selección de empresas de gestión de viajes, aerolíneas, hoteles y transporte terrestre, así como garantizar una buena comunicación, forman parte de la política de viajes de empresa. También es fundamental aplicar el tipo adecuado de pólizas de seguros. A menudo se pasa por alto la cobertura sanitaria adecuada. "Las diferencias en los sistemas de atención sanitaria, los procesos y las culturas de un país a otro, combinadas con los requisitos siempre cambiantes para los viajeros de negocios que entran en varios países, hacen del seguro médico global un área compleja", dice Bern Heer, consultor que trabaja con empresas en planes de beneficios internacionales. "Además", dice Heer, "los planes de salud típicos de EE.UU. no prevén la evacuación médica y de urgencia, lo que podría interpretarse como un incumplimiento de las obligaciones de Duty of Care en caso de catástrofe".

Preparar a los empleados para los viajes

Es crucial que todos los empleados conozcan las políticas de viaje de la empresa y reciban información previa sobre el destino, incluida información sobre costumbres, normas culturales, riesgos políticos, normas de atención médica, números de emergencia locales y recursos de asistencia global. Cuanta más información tenga un empleado, mejor preparado estará para hacer frente a las situaciones que puedan surgir durante su viaje o misión.

Saber dónde están los empleados y comunicarse

La capacidad de comunicarse con los empleados que viajan durante una crisis es esencial para gestionar el riesgo de la empresa. En una catástrofe natural o en una situación de agitación política, el teléfono móvil y el correo electrónico pueden no estar disponibles. La comunicación en tiempo real es necesaria en caso de crisis urgente.

Los empresarios deben permanecer atentos a los cambios en sus obligaciones y responsabilidades legales relacionadas con su deber de diligencia para con los empleados que viajan dentro y fuera del país. Una planificación adecuada es esencial para desarrollar y aplicar con éxito un programa de deber de asistencia. Si desea más información, no dude en ponerse en contacto conmigo en bheer@frenkel.com. Si tiene alguna pregunta sobre este tema o cualquier otro asunto de inmigración, no dude en ponerse en contacto con Ray Lahoud en rglahoud@norris-law.com.