El DHS amplía la flexibilidad del I-9 y señala un posible cambio normativo
El Departamento de Seguridad Nacional ("DHS ") ha anunciado recientemente una prórroga de la flexibilidad actual asociada al cumplimiento del formulario I-9. El anuncio ofrece un alivio bienvenido a los empleadores que siguen luchando contra la pandemia del COVID-19 y se produce mientras el gobierno de EE.UU. considera la modificación de las normas asociadas con la verificación I-9 para proporcionar una solución permanente.
¿Qué es la verificación I-9?
El formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo, es un formulario normalizado utilizado por el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos ("USCIS ") para la verificación del empleo en los Estados Unidos. Obligado por la Ley de Reforma y Control de la Inmigración de 1986, el formulario I-9 se utiliza para verificar la identidad y la autorización legal de todos los empleados que trabajan en Estados Unidos. Durante el proceso I-9, el empleado debe proporcionar a su empleador la documentación que acredite su situación legal para trabajar en Estados Unidos.
Durante la mayor parte de su historia, el proceso I-9 requería que un empresario examinara físicamente la documentación de un empleado para verificar su elegibilidad para el empleo.
COVID-19: El DHS flexibiliza los requisitos de verificación del I-9
En marzo de 2020, el DHS empezó a permitir temporalmente la verificación del I-9 a distancia para los empleados recién contratados, siempre que los formularios se inspeccionaran físicamente tras la reincorporación del empleado a su puesto de trabajo. Esta flexibilidad dio a los empleadores la opción de inspeccionar temporalmente los documentos de forma remota, ya sea a través de enlace de vídeo, fax o correo electrónico.
La orientación original proporcionada por el DHS indicaba que los empleadores y los lugares de trabajo tenían que ser 100% remotos para beneficiarse de la inspección virtual de la documentación I-9. Sin embargo, después de que la pandemia no remitiera tras más de un año, el DHS flexibilizó la orientación, proporcionando una nueva orientación el 1 de abril de 2021, que establecía:
La prórroga actual incluye orientaciones para los empleados contratados a partir del 1 de abril de 2021 y que trabajen exclusivamente en un entorno remoto debido a precauciones relacionadas con COVID-19. Dichos empleados están temporalmente exentos de los requisitos de inspección física asociados a la Verificación de Elegibilidad de Empleo (Formulario I-9) hasta que emprendan un empleo no remoto de forma regular, consistente o predecible, o hasta que finalice la prórroga de las flexibilidades relacionadas con dichos requisitos, lo que ocurra antes.
Este lenguaje amplió el alcance de la flexibilidad a cualquier empleado que estuviera trabajando en un entorno remoto debido a la pandemia, independientemente de si la empresa era totalmente remota.
El DHS amplía de nuevo la flexibilidad del I-9
El DHS anunció recientemente que ampliará la flexibilidad del I-9 hasta el 30 de abril de 2022. La extensión más reciente simplemente readopta la orientación proporcionada el 1 de abril de 2021. Esta flexibilidad sigue proporcionando un alivio muy necesario para los empleadores que están trayendo poco a poco a los empleados de vuelta a la oficina. Con esta orientación, la reincorporación gradual de los empleados al trabajo en persona no activará inmediatamente el requisito de presencia en persona para todas las nuevas contrataciones.
Los empleadores pueden seguir vigilando los anuncios del DHS y del ICE Workforce Enforcement para futuros cambios. Estos anuncios se publican generalmente en el sitio web del DHS, disponible aquí.
El DHS solicita la opinión del público sobre el examen remoto de documentos
A medida que la pandemia de COVID-19 no muestra signos de disminuir, USCIS y DHS solicitaron recientemente comentarios públicos sobre las prácticas de examen de documentos asociados con la verificación de empleo I-9. Al hacerlo, USCIS y DHS señalaron que pueden considerar un cambio de regla más permanente para dar cabida a los problemas actuales asociados con la pandemia. Como parte del proceso de elaboración de normas, las agencias federales deben permitir el comentario público sobre los cambios propuestos en las normas antes de implementar dichos cambios.
El propósito de la solicitud era comprender mejor las experiencias de los empleadores y los empleados con la verificación física de documentos y examinar las repercusiones de la verificación remota de documentos que se ha llevado a cabo a lo largo de la pandemia COVID-19. A través de este proceso, el DHS examinó especialmente los costes y beneficios potenciales de la futura verificación remota de documentos.
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